Avance de la practica

MI PERFIL

Mi nombre es Carolina Ayala Solano, vivo en Bogotá con mi madre y mi hijo, lucho por ellos día a día, mi meta es lograr culminar mi carrera profesional para tener mejores oportunidades laborales, y mejorar así la calidad de vida de mi familia. Trabajo en Somos K, una empresa operadora para el sistema Transmilenio, me desempeño como auxiliar de almacén, llevo con la empresa siete años, en los cuales he podido ascender, sin embargo, sé que es importante continuar con mis estudios para continuar avanzando y mejorando en mi vida laboral.

A cerca de mí, puedo decir que soy una persona emprendedora, con ánimos de luchar y salir adelante, tengo un gran motor, mi hijo, Julián Felipe tiene 11 años, me siento orgullosa de él, es un niño muy noble y muy tierno, empezando su etapa escolar le diagnosticaron problemas de lenguaje, debimos ir a terapias varios años, sin embargo, a pesar de esta dificultad, actualmente ocupa el primer lugar en el salón, le encanta el dibujo, este año gano un concurso donde se escoge el dibujo de la contraportada de la agenda, todo esto me impulsa a luchar día a día, para poder tener una mejor calidad de vida y ofrecerle mejores oportunidades a mi hijo. Me gusta mucho la lectura, es mi pasatiempo favorito, escuchar música e ir al cine con mi hijo. Continuar con mis estudios es sin duda mi mayor satisfacción, así que espero conseguir mi objetivo con muchos éxitos.

Tengo la gran oportunidad de pertenecer a una de las mejores instituciones educativas de mi país, la Universidad Manuela Beltrán, me encuentro en tercer semestre de Técnico profesional en procesos administrativos, con el claro objetivo de culminar mi carrera profesional en Administración de empresas. Este blog, es creado con el propósito de plasmar las actividades, proyectos y experiencias a lo largo de mi práctica empresarial. 

A CERCA DE SOMOS K S.A.

SI02 S.A., fue creada en al año 2002, empieza operaciones en el Portal Américas en el año 2004. Para el año 2011, se confirma la separación accionaria con sus empresas asociadas SI99 y SI03, para el 27 de Diciembre de ese mismo año, cambia su razón social a SISTEMAS OPERATIVOS MOVILES S.A.-SOMOS K S.A. En este momento la empresa cuenta con una flota de 171 buses articulados, realizando operaciones en la fase II del sistema.

Política de Gestión Integral

En Sistemas operativos Móviles S.A. proporcionamos los mejores recursos: humano, técnico y económico, para la prestación del servicio de transporte masivo de pasajeros; a través del compromiso de los colaboradores, la gestión del conocimiento, mejoramiento continuo y la investigación, con una administración financiera eficiente y una operación rentable.

Igualmente, estamos comprometidos con la seguridad a través de la prevención de: accidentes, lesiones a las personas y daños a la  salud de nuestros colaboradores. Trabajamos por la satisfacción de los usuarios, accionistas y demás grupos de interés, así mismo, por  la prevención de la contaminación y protección del ambiente, la responsabilidad social y el cumplimiento de los requisitos legales, normas que apliquen y a las que se acoja la organización.

Misión

Eficiencia operativa para un transporte de clase mundial.

Visión

Para el 2016 administraremos y operaremos exitosamente flotas en al menos 4 sistemas de transporte a nivel  nacional e internacional, multiplicando nuestra experiencia como la mejor empresa operadora del sistema Transmilenio.

Contamos una gran responsabilidad, movilizamos la cuidad día a día, el sistema se encuentra en este momento en una difícil situación debido al problema de movilidad que enfrenta nuestra ciudad, para nosotros es importante garantizar que el total de nuestra flota se encuentre operativa, por eso el trabajo en equipo de cada uno de los procesos debe garantizar que este objetivo se cumpla.

PROCESO DE OPERACIONES

 Es el proceso encargado de la operación de la flota, deben garantizar junto con el proceso de programación, la disponibilidad de operadores (conductores), y de los buses para cada una de las rutas que programa Transmilenio, si es necesario realizar algún cambio de operador o de bus, se debe reemplazar de manera que no se pueda ningún recorrido, nuestra empresa trabaja por kilometraje, de esta manera Transmilenio paga los recorridos realizados y también cobra las multas por incumplimiento. Para el equipo de operación es fundamental contar con los operadores necesarios para realizar todas las tablas (rutas) y contar con una flota en óptimas condiciones de operación,  esto último solo e garantiza mediante un excelente trabajo de mantenimiento.





PROCESO DE PROGRAMACION Y SISTEMAS




Trabajan para mantener un sistema en optimo funcionamiento para todas la aéreas, son los encargados de programar los operados y sus respectivos buses, de manera que cuando llegue el operador  a trabajar, sepa que móvil debe utilizar y cuál es su ruta o actividad del día, algunos operadores deben quedar disponibles para poder cubrir las actividades dentro del patio y los posibles eventos que se puedan presentar.

PROCESOS DE MANTENIMIENTO

Este proceso debe garantizar que los móviles se encuentren en excelentes condiciones para operar todos días, algunas empresas cuentan con buses adicionales, en este momento Somos, no cuenta con móviles adicionales, por lo que es fundamental que todos los buses estén operativos para cumplir con todas las tablas. En el día se realizan todos los mantenimientos preventivos, programados también por el kilometraje del bus, se realizaran los mantenimientos necesarios, carrocería, suspensión, frenos, lubricación, llantas, pintura, alineación, sistema neumático etc. En la noche se realizan todos los mantenimientos correctivos, se inspeccionara toda la flota y se realizaran los trabajos necesarios para que puedan salir a operar sin problema al día siguiente. Si algún bus presenta una varada, esto implicara para la empresa una pérdida de kilometraje y una multa por parte Transmilenio, lo que significa una importante pérdida para la empresa, por eso se llevan indicadores y metas que ayuden a evitar estos eventos y mejores la operatividad de la empresa ante los clientes y los usuarios.

 PROCESO DE COORDINACION ADMINISTRATIVA

Incluye, Contabilidad, Compras y Almacén, para nuestro proceso es importante garantizar que nuestro cliente interno cuente con los recursos necesarios para su óptimo funcionamiento.

Almacén

Nuestro principal objetivo es garantizar que mantenimiento cuente con los repuestos necesarios para realizar los mantenimiento tanto programados como preventivos en su día a día, si mantenimiento no cuenta con los repuestos requeridos en determinado momento, nuestra área será la responsable de la perdida de kilometraje por la falta de insumos o repuestos para atender los requerimientos de la flota. Por eso es fundamental para nosotros planificar el stock adecuado de nuestro inventario, reportar los faltantes para realizar las respectivas compras, garantizar el buen estado de las mercancías, validar las garantías correspondientes, enviar a tiempo los repuestos a remanufactura y realizar las respectivas requisiciones de productos en el momento justo.

MI TRABAJO EN LA ORGANIZACION

ALMACÉN SOMOS K.

Mi cargo es auxiliar de almacén, dentro de nuestras funciones se encuentran:

• Generación de requisiciones.

• Recepción de mercancía, validando su estado, calidad y documentación requerida (OC, Remisión).

• Ubicación de mercancía en las estanterías, de manera que se garantice el buen estado de los repuestos e insumos.

• Suministro de repuestos e insumos a las diferentes aéreas de la empresa (Mecánica, Carrocería, Lubricantes, Llantas y Pintura).

• Movimientos de inventarios en el software, en este momento se está manejando el Mainsaver y estamos próximos a implementar  Siesa.

• Control de inventarios, mediante conteos cíclicos.

• Validación de facturas al área de contabilidad, de manera que se garantice que lo facturado corresponde a lo que se está facturando.

• Aportar a los proyectos ambientales desde nuestro lugar de trabajo.

OBJETIVOS DE LA PRACTICA

• Analizar las problemáticas presentes en el proceso de almacén, para generar alternativas que den solución a los hallazgos.

• Implementar los conocimientos adquiridos en las diferentes materias, para generar mejoras en el proceso de almacén y compras en la empresa.

• Mostrar los alcances durante el proceso, que evidencien la implementación de alguna mejora en mi área de trabajo, segun los resultados obtenidos en el análisis de problematicas.

DEBILIDADES IDENTIFICADAS

INFRAESTRUCTURA

La principal problemática identificada en el almacén, es la falta de infraestructura adecuada, con el cambio de administración, la empresa empieza a manejar mayor cantidad de repuestos, anteriormente, los asociados Busscar de Colombia y Mercedes Benz, suministraban todos los repuestos e insumos a Somos K, sin embargo la empresa le da forma y oficializa el proceso de compras, de manera que la mayoría de repuestos e insumos, especialmente los de alta rotación y costo, son adquiridos directamente por nosotros, de esta manera la infraestructura que tenía el almacén no responde a la capacidad necesaria para el almacenamiento de estos repuestos adquiridos. 

• Se evidencia mercancía almacenada en lugares inadecuados, dificultando muchas veces su manipulación, claro ejemplo son los vidrios, se diseño un estante especial para ellos, son embargo actualmente, se almacena mercancía que no tiene que ver con su propósito inicial.

• Se cuenta con una bodega amplia, sin embargo, no se han generado los recursos económicos para su adecuación, en cambio, se evidencia que se está utilizando el espacio para almacenar diferentes elementos, que en su gran mayoría no hacen parte del inventario.

Repuestos desmontados de la flota que se deben almacenar para validar remanufactura.

Repuestos en buen estado que no hacen parte del inventario, pero  que se encuentran bajo custodia del almacén.

• El escritorio se encuentra ubicado debajo de una escalera, esto debido a la falta de espacio, cabe resaltar el acompañamiento del área de salud ocupacional, quien realizo la revisión del sitio para no generar problemas a la salud de los colaboradores, lo anterior se menciona para dar una visión del problema de espacio que tiene el almacén.

Las llantas cuentan con un lugar de almacenamiento, sin embargo cuando el lugar no es suficiente se deben guardar en el almacén.

INCUMPLIMIENTO AL PROCEDIMIENTO

Dentro del procedimiento se tiene establecido los siguientes pasos para la solicitud de repuestos al almacén:

• Los repuestos desmontados no se entregan al momento de solicitar el repuesto nuevo, los técnicos entregan el material después de terminar el trabajo, con esto el almacenista debe ser muy cuidadoso de no pasar por alto solicitar el repuesto pendiente por entrega, y de revisar el estado en el que estos están siendo devueltos al almacén.

• Los técnicos solicitan el repuestos sin tener la OT, algunos no informar al ingeniero de mantenimiento el requerimiento del repuesto, por lo que no se genera el documento en el momento de necesitar el repuesto, este hecho genera retrasos en los movimientos de inventario en el sistema y no permite un proceso "on line", como lo busca la gerencia de mantenimiento.

Estos dos puntos son fundamentales, ya que se está pasando por alto un procedimiento que busca la efectividad del proceso de almacén, el control por parte de los ingenieros de mantenimiento de los repuestos solicitados en el almacén y el control por parte de los almacenistas de los repuestos que se deben enviar a re manufacturar.

¿QUE SE BUSCA DURANTE LA PRACTICA?

El principal objetivo es buscar alternativas que permitan solucionar en gran parte el problema, con una mínima inversión, estamos conscientes de que invertir en estanterías es costoso, y que en este momento la empresa no tiene las condiciones para solventarlo. Lo primero que quiero lograr durante la práctica, es generar alternativas para al solución de este problema sin invertir mucho capital.

Como tenemos el espacio, intentare crear estanterías con otro tipo de materiales que tenemos disponibles, como por ejemplo, los sobrantes de madera para pisos, laminas, tubos estructurales, ángulos, etc., con el fin de optimizar recursos y no generar una inversión económica importante. La idea es poder establecer sectores para la disposición de repuestos, de manera que se identifiquen fácilmente.

PROCESO DE IMPLEMENTACION NORMA ISO9001


Nuestra empresa cuenta con el certificado de calidad IS9001, para el momento en el que se certifico la empresa, el proceso de compras y almacén no se encontraba dentro del organigrama de la empresa, actualmente se busca que el proceso cumpla con los requisitos de la norma como parte de los procesos de la empresa y por lo tanto, iniciamos toda la preparación según los requisitos de la norma para poder certificarnos, para el próximo año la certificación cumplirá con los requisitos establecidos por la norma ISO 14000.

Gran parte del tiempo transcurrido desde mi anterior entrega, lo hemos invertido en la preparación de la auditaría , que el cronograma establece la fecha del 09 de Noviembre para almacén.

PREPARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Ante el ente certificador, se explicara que nuestro proceso de almacén, ya se encuentra documentado, sin embargo, esta en proceso de revisión por el proceso de calidad de nuestra empresa. Dicho documento ya es de conocimiento de los auxiliares de almacén.

PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Se revisaron los documentos que hacen parte del nuestro procesos:

• Formatos de salida de almacén. Debidamente diligenciados y con las firmas correspondientes.

• Remisiones archivadas y con su respectiva OC.
• Fichas técnicas y hojas de seguridad de los productos almacenados.

• Formatos de requisiciones archivados y gestionados.

• Registro y control de facturación, con las fechas y firmas correspondientes.
• Actas para la disposición de productos y repuestos que se dan de baja, con la respectiva firma de autorización y del encargado de almacén.

PREPARACIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN

• Verificación de la señalizacion.
• Verifiacion de extintores.
• Verificacion de productos debidamente rotulados y almacenados.
• Repuestos para enviar a reparacion debidamente guardados, de manera que no generen residuos contaminantes.

MATRIZ DOFA ALMACEN SOMOS	Lista de fortalezas F1.Comunicación constante con nuestro cliente interno. Atendiendo en el menor tiempo posible las solicitudes. F2.Manejo de software para el control de inventarios, de manera que se optimicen los tiempos de las actividades. F3.Contamos con una programación de mantenimiento para planificar las compras de repuestos e insumos. F4.Personal comprometido con sus actividades y funciones, realizando un trabajo en equipo que responda a los objetivos del proceso. F5.Manejo adecuado de residuos, proceso comprometido con el cuidado del medio ambiente.	Lista de debilidades D1.Falta de infraestructura adecuada. No se cuenta con la estantería suficiente para almacenar correctamente la mercancía. D2.Incumplimiento por parte de los proveedores, algunas OC no se cumplen totalmente, y demoran más de una semana en realizar los despachos. D3.Falta de mayor capacitación a los almacenistas, sobre repuestos nuevos de manera que se tenga claro su manipulación y almacenamiento indicado. D4.Falta de cumplimiento al procedimiento para solicitud de repuestos e insumos en el almacén.
Lista de oportunidades O1. Bodega disponible para implementar estantería y soportar los nuevos productos que ingresen al inventario. O2.Proveedores con programas de capacitación sobre manejo de sus productos y servicios. O3.Apoyo del proceso de gestión de calidad para lograr la implementación de la norma ISO en el proceso de almacén. .	Estrategia FO Pedir a los proveedores capacitación para los auxiliares de almacén como parte de su valor agregado, y que servirá para aumentar sus puntajes en la evaluación de desempeño, y se fortalecerán las capacidades de los auxiliares y sus conocimientos. Atender la programación de mantenimientos con el fin de garantiza que los repuestos que requiera nuestro cliente interno, estén siempre disponibles.	Estrategia DO Ampliar el catálogo de proveedores para cubrir eventos de incumplimiento por parte del proveedor habitual. Exigir a los auxiliares de almacén, el cumplimiento al procedimiento para la entrega de repuestos e insumos, de manera que nuestro cliente interno adquiera una cultura y se optimicen los procesos.
Lista de amenazas A1. Adquisición de nuevas tipologías de flota, exigiendo incrementar el inventario con nuevos repuestos e insumos, sin contar con la infraestructura para hacerlo. A2. Nuestro cliente externo exige guardar móviles en otros patios, por lo que no se cuenta con la disponibilidad necesaria para cubrir requerimientos 24 horas 7 días. A3. Requerimiento de gran cantidad de repuestos que se deben importar, de los cuales pocos proveedores garantizan contar con el stock necesario en todo momento.	Estrategia FA Se tendrá disponibilidad telefónica el fin de semana en que nuestro cliente interno, requiera de nuestro servicio en almacén, de manera que podamos cubrir espacios de atención en el almacén, y garantizar cubrir un requerimiento urgente de mantenimiento, esta ayuda, la brindara el equipo de almacén, mientras se determinan soluciones permanentes, entre las que se plantea: -Instalación de un container con repuestos primordiales para cubrir eventos los fines de semana. -Dejan en el carro taller un stock de repuestos primordiales, que se entregarían el viernes, y se devolvería a almacén el día lunes con los registros de salida correspondientes.	Estrategia DA . Aprovechar los recursos y materiales disponibles en la empresa junto con la mano de obra, para implementar estantería a un bajo costo. Aumentar nuestra lista de clientes, y coordinar negociaciones estratégicas que se han implementado con otros proveedores, se realizara una proyección de consumo según los mantenimientos programados, se generaran OC abiertas, que se facturaran según el consumo.

MATRIZ DOFA-ALMACEN

Analisis de debilidades

• Falta de infraestructura adecuada. No se cuenta con la estantería suficiente para almacenar correctamente la mercancía.

• Incumplimiento por parte de los proveedores, algunas OC no se cumplen totalmente, y demoran más de una semana en realizar los despachos.

• Falta de mayor capacitación a los almacenistas, sobre repuestos nuevos de manera que se tenga claro su manipulación y almacenamiento indicado.

• Falta de cumplimiento al procedimiento para solicitud de repuestos e insumos en el almacén.

Analisis de Fortalezas

• Comunicación constante con nuestro cliente interno. Atendiendo en el menor tiempo posible las solicitudes.

• Manejo de software para el control de inventarios, de manera que se optimicen los tiempos de las actividades.

• Contamos con una programación de mantenimiento para planificar las compras de repuestos e insumos.

• Personal comprometido con sus actividades y funciones, realizando un trabajo en equipo que responda a los objetivos del proceso.

• Manejo adecuado de residuos, proceso comprometido con el cuidado del medio ambiente.

Analisis de Amenazas

• Adquisición de nuevas tipologías de flota, exigiendo incrementar el inventario con nuevos repuestos e insumos, sin contar con la infraestructura para hacerlo.

• Nuestro cliente externo exige guardar móviles en otros patios, por lo que no se cuenta con la disponibilidad necesaria para cubrir requerimientos 24 horas 7 días.

• Requerimiento de gran cantidad de repuestos que se deben importar, de los cuales pocos proveedores garantizan contar con el stock necesario en todo momento.

Analisis de Oportunidades

• Bodega disponible para implementar estantería y soportar los nuevos productos que ingresen al inventario.

• Proveedores con programas de capacitación sobre manejo de sus productos y servicios.

• Apoyo del proceso de gestión de calidad para lograr la implementación de la norma ISO en el proceso de almacén.

ESTRATEGIAS

Analisis Interno: Fortalezas - oportunidades

Atender la programación de mantenimientos con el fin de garantiza que los repuestos que requiera nuestro cliente interno, estén siempre disponibles.

Analisis Interno: Debilidades - Oportunidades

Exigir a los auxiliares de almacén, el cumplimiento al procedimiento para la entrega de repuestos e insumos, de manera que nuestro cliente interno adquiera una cultura y se optimicen los procesos.

Analisis Externo: Fortalezas - Amenazas

Se tendrá disponibilidad telefónica el fin de semana en que nuestro cliente interno, requiera de nuestro servicio en almacén, de manera que podamos cubrir espacios de atención en el almacén, y garantizar cubrir un requerimiento urgente de mantenimiento, esta ayuda, la brindara el equipo de almacén, mientras se determinan soluciones permanentes, entre las que se plantea:

• Instalación de un container con repuestos primordiales para cubrir eventos los fines de semana.

• Dejan en el carro taller un stock de repuestos primordiales, que se entregarían el viernes, y se devolvería a almacén el día lunes con los registros de salida correspondientes.

Analisis Externo: Debilidades-Amenazas

Pedir a los proveedores capacitación para los auxiliares de almacén como parte de su valor agregado, y que servirá para aumentar sus puntajes en la evaluación de desempeño, y se fortalecerán las capacidades de los auxiliares y sus conocimientos.

Ampliar el catálogo de proveedores para cubrir eventos de incumplimiento por parte del proveedor habitual.

Aprovechar los recursos y materiales disponibles en la empresa junto con la mano de obra, para implementar estantería a un bajo costo.

Aumentar nuestra lista de clientes, y coordinar negociaciones estratégicas que se han implementado con otros proveedores, se realizara una proyección de consumo según los mantenimientos programados, se generaran OC abiertas, que se facturaran según el consumo.

INVENTARIO GENERAL

Para el dia 02 de Diciembre se tiene programado el inventario general, este inventario se realiza una vez al año, por parte del area contable, compras y coordinacion administrativa. Mensualmente los auxiliares de almacen realizan los invetnarios ciclicos habituales de nuestra operacion, con el fin de garantizar que las existencias fisicas correspondan a las existencias del sistema.

Durante dos semanas se preparó todo ara el inventario, la organización de todo el material, marcación de los productos y verificación de su ubicación en las estanterías, es fundamental para que el conteo sea más rápido y efectivo.

Finalmente se llevó a cabo el inventario el día 05 de diciembre, iniciamos a las 06:00 de la mañana, se organizaron tres grupos, cada uno de ellos liderado por dos auxiliares de almacén y el jefe de almacén, contamos con ayuda para esta labor de personal de seguridad, técnicos que nos facilitó el área de mantenimiento, personal de contabilidad, y de compras, dos compañeras del área de compras llevaron a cabo la digitación de los conteos para poder generar el informe final.

INFORME FINAL

(ESPERANDO INFORME)

DIA DE LAS VELITAS EN SOMOS

Con algunos compañeros nos reunimos el día 08 de Diciembre en la madrugada para encender unas velitas en la capilla de la empresa, debido a nuestro horarios algunas veces es difícil compartir estos momentos con  nuestras familias, ya que nuestros horarios nos exigen trabajar en estas fechas, por tanto, decidimos compartir con nuestra segunda familia, nuestros compañeros de trabajo. Comparto algunas fotos de este momento.

ENTREVISTA

Como parte del desarrollo del analisis DOFA, se realizo una pequña encuesta para poder determinar la vision que tine el cliente interno de nuestro proceso como almacen. La encuesta consta de 10 preguntas, se realizo a 20 personas, entre ellos personal de compras, personal de almacen y personal tecnico.

FORMATO DE ENCUENTA

GRAFICAS Y ANALSIS DE RESULTADOS

En términos generales, el almacén está cumpliendo con los requerimientos de nuestro cliente interno, algunas fallas se presentan por falta de repuestos de uso específico, que por temas de importación demoran en estar disponibles (tema específico del área de compras), y las garantías de repuestos remanufacturados que generan pérdida de tiempo en los mantenimientos y reprocesos en el área de almacén y de taller.

La grafica nos muestra como la estructura es la mayor problemática que se evidencia en el área de almacén, seguido por la falta al cumplimiento del procedimiento, muy de cerca  se encuentran los problemas de comunicación, esto genero otra perspectiva, que nos permite evaluar la manera en que se comunican entre turnos los almacenistas, garantizando que todos los auxiliares de almacén cuenten con la misma información, por último se evidencia la calidad de los repuestos, de lo que se pudo identificar, corresponde a las garantías recurrentes con algunos repuestos.

Los resultados son claros, la infraestructura del almacén no responde a sus necesidades, las estanterías no son suficientes para almacenar la cantidad de repuestos con la que cuenta el almacén, cada vez se ven más repuestos ubicados en una sola bodega sin contar con estantes, generando daños en la mercancía, falta de control de inventarios y acumulación de materiales que no hacen parte del inventario pero que se deben custodiar.

 El área de almacén debe garantizar el cuidado del medio ambiente mediante la correcta disposición de repuestos, los buenos resultados presentados en la gráfica, se debe a que los repuestos que se deben disponer, se entregan al personal capacitado de la empresa, mediante acta para el control, aquellos que se deben reparar, se envían con los proveedores correspondientes de manera inmediata para garantizar la rotación de estos repuestos y evitar faltantes en los mantenimientos. Por otra parte el área se mantiene en condiciones de aseo y orden, sin embargo, volvemos al tema de falta de estantería, que está generando una mala práctica de almacenamiento con algunos materiales, y la custodia de repuestos que no hacen parte del inventario.

La falta de capacitación en cuento a temas de manipulación de repuestos se refleja en esta gráfica, ya que los almacenistas reciben nuevos repuestos y productos sin contar con una capacitación que les permita saber la manera de manipularlos, almacenarlos, su funcionalidad y uso en la flota.

Este grafico nos permite ver que para la mayoría de las veces el personal de almacén no cumple con el procedimiento para la recepción y entrega de repuesto, esto se debe a dos factores fundamentales, y que son estudio de nuestro análisis:

·         El almacén recibe repuestos y productos sin Orden de Compra.

·        En el almacén se entregan repuestos a mantenimiento sin Orden de trabajo, y solo es hasta terminar el turno, que se entregan por parte de los técnicos, los repuestos desmontados al almacén.

Estos dos factores evidencian el resultado de la encuesta y la problemática presente por el incumplimiento al procedimiento.

Este grafico refleja otra de las problemática presentes por el tema de infraestructura, la percepción del mal almacenamiento de debe a la falta de estantería y lugares adecuados para dejar los repuestos, algunos deben quedar encima de otros, o simplemente en el suelo sin contar con estantes adecuados.

Los horarios de almacén cumplen con los requerimientos de mantenimiento en un 80%, para los turnos de sábado en la noche, no se cuenta con personal en almacén, esto debido a los respectivos descansos del personal, para evitar contratiempos se cuenta con disponibilidad telefónica para atender cualquier tipo de requerimiento por parte de mantenimiento, siendo esto un valor agregado que hace el personal, ya que no hace parte de sus horas legales de trabajo a la semana.

La respuesta de almacén en cuento a solicitud de garantías es oportuna en un 70%, algunas novedades se presentan en la demora de respuesta de los proveedores, y en otras ocasiones por que la mala manipulación de los técnicos, que hacen invalidas algunas solicitudes.

La disponibilidad de repuesto mejoro considerablemente en almacén, la gráfica permite ver esta percepción por parte de nuestro cliente interno, el control de inventarios y las requisiciones a tiempo permiten garantizar el stock adecuado de repuestos para la operación.

Con estos resultados el analisis DOFA quedo de la siguiente manera:

MATRIZ DOFA ALMACEN SOMOS	Lista de fortalezas F1.Manejo de software para el control de inventarios, de manera que se optimicen los tiempos de las actividades. F2.Contamos con una programación de mantenimiento para planificar las compras de repuestos e insumos. F3.Personal comprometido con sus actividades y funciones, realizando un trabajo en equipo que responda a los objetivos del proceso. F4.Manejo adecuado de residuos, proceso comprometido con el cuidado del medio ambiente.	Lista de debilidades D1.Falta de infraestructura adecuada. No se cuenta con la estantería suficiente para almacenar correctamente la mercancía. D2.Incumplimiento por parte de los proveedores, algunas OC no se cumplen totalmente, y demoran más de una semana en realizar los despachos. D3.Falta de mayor capacitación a los almacenistas, sobre repuestos nuevos de manera que se tenga claro su manipulación y almacenamiento indicado. D4.Falta de cumplimiento al procedimiento para solicitud de repuestos e insumos en el almacén.
Lista de oportunidades O1. Bodega disponible para implementar estantería y soportar los nuevos productos que ingresen al inventario. O2.Proveedores con programas de capacitación sobre manejo de sus productos y servicios. O3.Apoyo del proceso de gestión de calidad para lograr la implementación de la norma ISO en el proceso de almacén. O4.Mnatener una comunicación constante con nuestro cliente interno. Atendiendo en el menor tiempo posible las solicitudes.	Estrategia FO Pedir a los proveedores capacitación para los auxiliares de almacén como parte de su valor agregado, y que servirá para aumentar sus puntajes en la evaluación de desempeño, y se fortalecerán las capacidades de los auxiliares y sus conocimientos. Atender la programación de mantenimientos con el fin de garantiza que los repuestos que requiera nuestro cliente interno, estén siempre disponibles. Responder de manera oportuna  a las novedades reportadas por nuestro cliente interno, manteniendo un fluido canal de comunicación entre el área de compras, almacén y mantenimiento.	Estrategia DO Ampliar el catálogo de proveedores para cubrir eventos de incumplimiento por parte del proveedor habitual. Exigir a los auxiliares de almacén, el cumplimiento al procedimiento para la entrega de repuestos e insumos, de manera que nuestro cliente interno adquiera una cultura y se optimicen los procesos.
Lista de amenazas A1. Adquisición de nuevas tipologías de flota, exigiendo incrementar el inventario con nuevos repuestos e insumos, sin contar con la infraestructura para hacerlo. A2. Nuestro cliente externo exige guardar móviles en otros patios, por lo que no se cuenta con la disponibilidad necesaria para cubrir requerimientos 24 horas 7 días. A3. Requerimiento de gran cantidad de repuestos que se deben importar, de los cuales pocos proveedores garantizan contar con el stock necesario en todo momento.	Estrategia FA Se tendrá disponibilidad telefónica el fin de semana en que nuestro cliente interno, requiera de nuestro servicio en almacén, de manera que podamos cubrir espacios de atención en el almacén, y garantizar cubrir un requerimiento urgente de mantenimiento, esta ayuda, la brindara el equipo de almacén, mientras se determinan soluciones permanentes, entre las que se plantea: -Instalación de un container con repuestos primordiales para cubrir eventos los fines de semana. Dejan en el carro taller un stock de repuestos primordiales, que se entregarían el viernes, y se devolvería a almacén el día lunes con los registros de salida correspondientes.	Estrategia DA . Aprovechar los recursos y materiales disponibles en la empresa junto con la mano de obra, para implementar estantería a un bajo costo. Aumentar nuestra lista de clientes, y coordinar negociaciones estratégicas que se han implementado con otros proveedores, se realizara una proyección de consumo según los mantenimientos programados, se generaran OC abiertas, que se facturaran según el consumo.

Como parte del proyecto final de la Practica I, se realiza la matriz de impactos y la matriz de estrategias, con base en el analisis DOFA:

PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA
	FORTALEZAS		DEBILIDADES
	NIVEL	PTS	NIVEL	PTS
CAPACIDAD DIRECTIVA
Planeación estratégica	Alto	3
Respuesta oportuna ante situaciones cambiantes	Medio	2
Conocimiento del área	Medio	2
Comunicación efectiva y dinámica con el área			Medio	2
Mecanismos de control eficientes			Bajo	1
Acompañamiento al proceso			Bajo	1
	SUMA	7	SUMA	4
	PROMEDIO	2.3	PROMEDIO	1.3
CAPACIDAD COMPETITIVA
Personal de almacén altamente calificado	Bajo	1
Cumplimiento a los requerimientos del cliente interno	Medio	2
Disponibilidad de repuestos e insumos para la flota	Medio	2
Repuestos de excelente calidad	Medio	2
Remanufactura garantizada de repuestos			Bajo	1
Control de inventarios	Alto	3
Cumplimiento al procedimiento de almacén			Medio	2
Cumplimiento de las Órdenes de Compra			Medio	2
Requisiciones oportunas	Medio	2
Manipulación  y almacenamiento adecuado de materiales	Bajo	1
	SUMA	13	SUMA	5
	PROMEDIO	1.75	PROMEDIO	1.6
CAPACIDAD FINANCIERA
Disponibilidad de recursos económicos			Bajo	1
Inversión económica en el funcionamiento de almacén			Bajo	1
Control de costos de inventarios	Alto	3
Sobrecosto por inventario muerto			Bajo	1
Manejo de puntos de reorden	Medio	2
Compra de repuestos de excelente calidad al menor costo	Medio	2
	SUMA	7	SUMA	3
	PROMEDIO	2.3	PROMEDIO	1
CAPACIDAD TECNOLOGICA
Implementación de nuevas tecnologías en el área	Medio	2
Manejo de inventarios con software especializados	Alto	3
Equipos de trabajo adecuados	Medio	2
Apoyo del área de sistema a la operación del almacén			Medio	2
	SUMA	7	SUMA	2
	PROMEDIO	2.3	PROMEDIO	2
CAPACIDAD DEL TALENTO HUMANO
Nivel educativo de los almacenistas	Medio	2
Capacitación a los auxiliares de almacén			Medio	2
Cumplimiento a los horarios establecidos	Alto	3
Personal motivado	Bajo	1
Prevención de accidentes en el área de almacén	Alto	3
Remuneración e incentivos	Alto	3
	SUMA	12	SUMA	2
	PROMEDIO	2.4	PROMEDIO	2
Resumen
	FORTALEZAS		DEBILIDADES
CAPACIDAD DIRECTIVA	2.3		1.3
CAPACIDAD COMPETITIVA	1.75		1.6
CAPACIDAD FINANCIERA	2.3		1
CAPACIDAD TECNOLOGICA	2.3		2
CAPACIDAD DEL TALENTO HUMANO	2.4		2
SUMA	11.05		7.9
PROMEDIO	2.21		1.58

Este analisis nos permitio sacar las siguientes conclusiones:

• El personal del almacen debe recibir mayores capacitaciones para el manejo de nuevos repuestos.
• El area de sistemas debe brindar un mayor soporte al area de almacen para que se desarrollen correctamente sus actividades.
• La disponibilidad y talento del personal de almacen, se deben trabajar y cultivar para sacar mayor provecho del area.
• Contamos con una gran capacidad directiva, que esta dispuesta a brindarnos ayuda financiera para poder solucionar algunas problematicas del area.
• El area de almacen debe trabajar para mejorar su nivel de respuesta al cliente interno, y por tanto mejorar sus resultados.

Se genera la matriz de estrategias para entrar a trabajar en cada punto identificado.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Análisis Interno: Fortalezas – oportunidades

Pedir a los proveedores capacitación para los auxiliares de almacén como parte de su valor agregado, y que servirá para aumentar sus puntajes en la evaluación de desempeño, y se fortalecerán las capacidades de los auxiliares y sus conocimientos.

Atender la programación de mantenimientos con el fin de garantiza que los repuestos que requiera nuestro cliente interno, estén siempre disponibles.

Responder de manera oportuna  a las novedades reportadas por nuestro cliente interno, manteniendo un fluido canal de comunicación entre el área de compras, almacén y mantenimiento.

Análisis Interno: Debilidades - Oportunidades

     Ampliar el catálogo de proveedores para cubrir eventos de incumplimiento por parte del proveedor habitual.

Exigir a los auxiliares de almacén, el cumplimiento al procedimiento para la entrega de repuestos e insumos, de manera que nuestro cliente interno adquiera una cultura y se optimicen los procesos.

Análisis Externo: Fortalezas - Amenazas

     Se tendrá disponibilidad telefónica el fin de semana en que nuestro cliente interno, requiera de nuestro servicio en almacén, de manera que podamos cubrir espacios de atención en el almacén, y garantizar cubrir un requerimiento urgente de mantenimiento, esta ayuda, la brindara el equipo de almacén, mientras se determinan soluciones permanentes, entre las que se plantea:

• Instalación de un container con repuestos primordiales para cubrir eventos los fines de semana.

• Dejan en el carro taller un stock de repuestos primordiales, que se entregarían el viernes, y se devolvería a almacén el día lunes con los registros de salida correspondientes.

Análisis Externo: Debilidades-Amenazas

Aprovechar los recursos y materiales disponibles en la empresa junto con la mano de obra, para implementar estantería a un bajo costo.

La empresa brindara recursos para la compra de estantería de segunda, para poder organizar el almacén y evitar un sobrecosto en la implementación de estantería nueva.

Aumentar nuestra lista de clientes, y coordinar negociaciones estratégicas que se han implementado con otros proveedores, se realizara una proyección de consumo según los mantenimientos programados, se generaran OC abiertas, que se facturaran según el consumo.